福州市园林局绿化苗木采购阳光运作工作流程
时间:2011-04-13 15:17

  为进一步促进我局系统绿化苗木采购工作的健康开展,规范苗木采购行为,提高采购效益和工作效率,根据《政府采购法》以及上级有关文件精神,结合园林绿化行业特点和我局实际,现将绿化苗木采购阳光运作工作流程明确如下:

  一、苗木采购的方式及适应范围

  对于绿化苗木的采购,除政府规定要求实行政府采购或者政府指定的绿化工程对苗木有特殊规定要求外,一般适用有限招标,即以询价采购方式为主,并辅之以单一来源采购等方式。

  (一) 询价:单项工程采购资金总额在10万元以上的,采购单位至少应提前10天报局苗木采购阳光作业小组实施询价采购,特殊情况或应急工程适时进行现场采购。

  (二)单一来源:受紧急采购的时间限制或者客观上只能从唯一供应商取得苗木的,由苗木采购小组实施集体定价方式采购。

  (三)对单项工程苗木采购总金额不足10万元的,由采购单位“阳光工程”建设领导小组按阳光工作程序组织实施,并将采购情况报局苗木采购阳光作业小组备案。

  二、采购的组织及职责

  苗木采购工作由局苗木采购阳光作业小组负责组织实施;局绿化处为苗木采购的牵头部门,绿化质检站、采购单位、项目监理单位负责抓好所购苗木的验收工作;局监察室负责苗木采购全过程的监督工作。

  三、苗木询价采购方式的定义

  苗木询价采购是指由苗木采购阳光作业小组向局苗木供应商信息库中所有供应商发“询价采购函”,然后由符合采购项目相应条件的供应商在规定的时限内,按要求反馈其“苗木采购报价书”,再由苗木采购阳光作业小组集体对其提供的报价、质量、服务等进行比较,最后确定成交供应商的采购方式。

  四、局苗木供应商信息库的建立

  (一)局苗木供应商信息库由局苗木采购阳光作业小组负责建立,可采取网络联系、自愿报名、行业协会推荐等方式进行。进入信息库的苗木供应商原则上在福建、浙江、广东、广西、江西、江苏、安徽、海南、湖南等九个省范围内;要在当地工商部门登记或者提供有效营业执照;要重合同守信用,且愿意对苗木采购小组发布的采购函作出反馈。

  (二)10万元以上苗木采购必须在局已建立的信息库内向所有苗木供应商发出苗木采购信息,并要求参与竞标的供应商在规定的时限内作出密封反馈,超过规定的反馈时限视为弃权。

  (三)苗木供应商对苗木采购阳光作业小组发布的采购信息应作出反馈,有不良记录的,要给予删除。

  五、询价采购的工作程序

  (一)明确规定。局苗木采购阳光作业小组应召开阳光小组专题会议,对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定,并做好会议记录(见附件5)。

  (二)制定询价采购文书。询价采购有关文书由苗木采购阳光作业小组负责拟定,主要有:

  1.制定苗木询价采购函(附件20)。包括注意事项、苗木清单(名称、规格、数量)、交货期、服务要求等内容。

  2.制定苗木采购报价书(附件21)。包括注明单价、总价、质量要求以及有关书面承诺等。

  3.草拟合同草案。包括合同当事人的权利和义务、履约期限和方式、资金支付方式、验收标准等。

  (三)向供应商发布采购信息。苗木采购阳光作业小组根据采购需求,指定专人通过传真、邮寄、电子邮件等方式在规定时间内(一般在正式开标前7天),向局苗木供应商信息库中的所有供应商发出询价采购函和采购报价书。

  (四)进行询价。苗木采购阳光作业小组要求所有被询价的供应商在规定时限内,将一次性报出且不得更改价格的报价书和具体苗木单价,以密封的形式邮寄或直接投入指定地点的投标箱内。

  (五)推荐成交供应商候选人。苗木采购阳光作业小组根据苗木规格、数量,售后服务和总报价最低及主要苗木合理低价的原则,对供应商报价及承诺进行评审,每个评审人员都应提供个人书面的评审意见,依次推荐3家成交供应商候选人,并对评审结果签字确认。负责监督采购工作的监督人员签注监督意见。

  (六)确定成交供应商。苗木采购阳光作业小组视情可派出人员至少3人,按照先后排列顺序对所推荐的3家供应商候选人实地的苗木规格、数量、质量等进行查询,认真填写苗木市场询价记录(附件22),并带回相关资料、图片,依据合理低价的原则,由苗木采购阳光作业小组充分讨论、集体研究确定成交供应商。每个采购人员都应提供个人书面意见并对确定结果签字确认,负责监督采购工作的监督人员签注监督意见。

  (七)发出中标通知书。苗木采购阳光作业小组根据所确定的成交供应商向其发出中标通知书,并向未中标供应商发出采购结果通知书(见附件12)。

  (八)采购合同的签订和备案。采购单位和成交供应商在成交通知书限定的时间内对照采购要求和有关承诺的事项签订采购合同。采购合同签订后,采购单位应将合同文本复印件报局苗木采购阳光作业小组和局“阳光工程”建设领导小组办公室备案。

  (九)合同履约的验收。由采购单位组织有关人员(不少于3人)成立验收小组,验收小组的人员组成必须与采购人员分离,对供应商提供的苗木规格、数量、质量等进行验收。重大的采购项目还应邀请园林绿化质监站有关技术人员参加验收工作,验收必须登记造册,验收人员应在验收书上签字。苗木采购阳光作业小组将会同财务、纪检监察等有关部门不定期对项目合同执行情况进行监督检查。

  (十)材料归档。苗木采购阳光作业小组和采购单位要对每项采购活动的采购文件如:标书、合同、会议纪要、记录、采购报告等相关档案材料进行妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购材料保存期限为十年。

  六、特殊情况的询价采购。

  对特殊情况和应急绿化工程,因急需的苗木采购,采购单位应向苗木采购阳光作业小组报告,并经局“阳光工程建设”领导小组同意后,可由苗木采购阳光作业小组组织有关人员采取现场询价采购或单一来源采购方式进行。单项工程经竞标后短时间(2个月)内发生同一工程竞标的,若期间市场价格无明显波动,可由苗木采购阳光作业小组采用跟标方式与中标单位洽谈,参照上一次竞标情况签定补充合同。

  七、苗木养护

  通过此程序采购的绿化苗木在种植后的一年养护期内,若出现苗木死亡由施工单位负责补植,一年后出现苗木死亡由养护单位负责补植。

来源:园林局
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